Les séances et le guichet

La séance rassemble tout ce qui se passe pendant une réunion. Chaque opération d’argent lui est rattachée, ce qui donne un rapport financier complet.

Le déroulement

1. Planifier : créez la séance (date, lieu, ordre du jour).
2. Ouvrir : au début de la réunion, cliquez sur « Ouvrir la séance ». Le solde de la caisse est noté. Une seule séance peut être ouverte à la fois.
3. Travailler au guichet : tout s’y fait, sans changer d’écran.
4. Clôturer : depuis le récapitulatif du guichet. Vérifiez ce qui reste à régler, comptez la caisse si vous le souhaitez, complétez le procès-verbal.
5. Imprimer : le rapport financier présente la caisse, les entrées, les sorties, la situation par membre et les corrections. Il est provisoire tant que la séance n’est pas clôturée.

Le guichet

Le bandeau du haut indique la caisse à l’ouverture, les entrées, les sorties et la caisse attendue. Il se met à jour après chaque enregistrement.

Chaque rubrique montre d’abord ce qui est enregistré, puis qui n’a pas encore payé, puis le formulaire. « Enregistrer cette rubrique » n’enregistre que la rubrique affichée : une erreur ne touche pas les autres.

Qui n’a pas encore payé ? Cotisations de tontine des tours échus, cagnottes à montant imposé, forfait de solidarité, sanctions et crédits. « Ajouter à la saisie » reporte le montant dans le formulaire : rien n’est encaissé avant d’enregistrer. Une cagnotte à contribution libre n’a pas de reste à payer.

Toutes les opérations donne la liste complète, avec recherche et filtres, y compris les opérations saisies ailleurs.

Dans Toutes les opérations, choisissez un membre dans le filtre : vous voyez ce qu’il a versé et reçu, et en dessous ce qu’il doit encore. C’est pratique quand il se présente au trésorier.

Autre opération ouvre les saisies sans rubrique, par-dessus le guichet : revenu, aide, récupération d’aide, versement de cagnotte, paiement de sanction, pot à tours fixes, prêt sur surplus, transfert interne.

Le menu Cotisations

Le menu Cotisations se replie et se déplie. Il contient une entrée par tontine, le Fonds de solidarité et la cotisation de fonctionnement. Le menu Cagnottes, à part, a une entrée par cagnotte ouverte. Le bouton d’enregistrement n’enregistre que ce qui est affiché : les autres tontines et cagnottes gardent leurs saisies.

Créer ce qui manque sans quitter le guichet

• Membre : « Nouveau membre » dans la rubrique Présences. Il reçoit aussitôt sa ligne.
• Tontine : « Nouvelle tontine » dans le menu Cotisations, puis « Inscrire des membres », « Générer le calendrier » ou « Créer un tour ».
• Cagnotte : « Nouvelle cagnotte » dans le menu Cagnottes, puis « Membres concernés » et « Verser au bénéficiaire ».
• Épargne : créez un cycle, activez un cycle en préparation ou modifiez les participants depuis la rubrique Épargne.
• Pot d’une tontine à tours fixes : « Remettre ce pot » dans la rubrique Remise du pot.
• Catégories de dépenses : « Gérer les catégories » dans la rubrique Charges.

La clôture d’une tontine et l’ouverture de son cycle suivant se font encore dans l’espace de la tontine.

Encaisser l’épargne

Dans la rubrique Épargne, cliquez sur Encaisser épargne, choisissez le membre et saisissez son montant. L’opération est enregistrée aussitôt et rattachée à la séance en cours. La même fenêtre permet un retrait.

Encaissement multiple affiche tous les membres actifs : saisissez les montants, et chaque montant supérieur à zéro donne un encaissement. Si une ligne est refusée, rien n’est encaissé.

Tant que la séance est ouverte, le bouton Modifier sur la ligne enregistrée corrige le montant. L’ancienne écriture reste visible, barrée. La modification est refusée si l’argent a déjà servi (retrait, crédit).

Le récapitulatif

L’onglet Récapitulatif réunit les documents de la séance, la caisse, les entrées et sorties, la situation par membre, les présences, les sanctions, ce qui reste à payer et les corrections.

Une séance planifiée s’ouvre avec le bouton Ouvrir la séance, en bas du guichet. Une séance clôturée se rouvre depuis le récapitulatif.

Accorder un crédit : brouillon puis décaissement

Dans la rubrique Octrois de crédit, Ajouter un crédit ouvre le formulaire « Octroyer un micro-crédit », déjà lié à la séance. Le crédit est enregistré au statut brouillon : aucune écriture de caisse n’est faite, et le membre ne doit encore rien.

Le bouton Décaisser verse l’argent. C’est lui qui fait sortir la somme de la caisse, sur la séance en cours, et qui passe le crédit « en cours ». Les contrôles de capacité et de trésorerie sont refaits à ce moment-là. Supprimer abandonne un brouillon sans aucune écriture.

Un brouillon non décaissé ne peut pas être remboursé. Les crédits en brouillon se retrouvent aussi dans l’onglet Crédits.

Les sanctions

La rubrique Sanctions a deux onglets : les paiements de cette séance et les sanctions en attente de paiement. Sur la ligne du titre, Enregistrer une sanction ouvre le formulaire d’une sanction (cochez « Le membre paie tout de suite » pour l’encaisser aussitôt) et Payer une sanction ouvre le paiement d’une sanction due, en totalité ou en partie. Chaque formulaire est enregistré aussitôt et rattaché à la séance en cours.

La remise du pot

La rubrique Remise du pot a deux onglets : les pots remis pendant cette séance et les pots à remettre. Remettre un pot (ou Remettre le pot sur une ligne) ouvre le formulaire « Remettre le pot au bénéficiaire » : mode d’attribution, montant et frais de gestion. Le pot est remis aussitôt et rattaché à la séance en cours. Enregistrez d’abord les cotisations du tour, dans l’entrée de la tontine du menu Cotisations.

Le Fonds de solidarité

Dans la rubrique Fonds de solidarité, Encaisser le fonds de solidarité ouvre le formulaire « Encaisser un versement au fonds de solidarité » : choisissez le membre, son reste à verser est proposé. Le versement est enregistré aussitôt et rattaché à la séance en cours. Sous le bouton, la liste montre les membres qui n’ont pas encore soldé leur forfait ; Encaisser sur une ligne ouvre le même formulaire pour ce membre.

Corriger une erreur

Pendant la séance, toute personne au guichet peut cliquer sur « Annuler » sur une ligne et indiquer un motif. La ligne reste visible, barrée, et n’est plus comptée. Certaines opérations ne s’annulent pas (pot remis, remboursement de crédit…) : l’icône d’information explique comment les corriger.

Après la clôture, le guichet s’ouvre en consultation. Un administrateur peut rouvrir la séance tant qu’aucune autre n’a été créée après elle, ou corriger une écriture par une régularisation depuis le journal.

La séance est-elle obligatoire ?

Oui par défaut : une opération d’argent ne s’enregistre qu’avec une séance, pour que le rapport soit complet. Si votre association fait des opérations hors réunion, désactivez « Séance obligatoire pour chaque opération » dans les paramètres de l’association. Les tontines autonomes n’ont pas de séances et ne sont pas concernées.

Les menus du guichet

• Le menu Cotisations contient aussi la remise du pot.
• Le menu Épargne et crédits regroupe l’épargne, les remboursements de crédit et les octrois de crédit.
• Le menu Revenus et dépenses regroupe les sanctions, les charges de la séance et les dons reçus.

Encaisser une tontine

Sur chaque tontine, Encaisser ouvre une fenêtre pour une personne et Encaissement multiple pour les personnes que vous sélectionnez. Choisissez le tour : le montant proposé est ce qui reste dû, et vous pouvez le modifier. Tout est enregistré d’un coup dans la séance. La cotisation de fonctionnement a les mêmes boutons, sans tour à choisir : le montant proposé vient des paramètres de l’association.

Chaque cagnotte a les mêmes boutons : le montant proposé est ce que le membre doit encore, et le versement est libre quand la cagnotte n’attend pas de montant précis.

Joindre des documents à la séance

Dans le guichet, l’onglet Documents garde les fichiers de la réunion : procès-verbal, photos, liste de présence, reçus…

• Cliquez sur « Joindre des fichiers » et choisissez un ou plusieurs fichiers : images, PDF, Word, Excel, CSV ou texte. La taille maximale est de 10 Mo par fichier, sauf réglage différent de la plateforme.
• Un document ne change aucun montant : vous pouvez en ajouter même après la clôture, par exemple un procès-verbal signé.
• Les documents d’une séance clôturée ne peuvent plus être renommés ni supprimés. Rouvrez la séance pour les corriger.
• Une séance qui contient des documents ne peut pas être supprimée : retirez-les d’abord.