Comprendre la caution (garantie) : dépôt, restitution, retenue
La caution est une somme gardée en garantie, jamais un revenu tant qu’elle est rendue. Trois mouvements : dépôt, restitution, retenue. La clôture est refusée tant qu’une caution reste détenue (la fenêtre de clôture la règle pour vous).
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À quoi ça sert
À l’entrée, beaucoup de loueurs demandent une somme en garantie (souvent un ou deux mois de loyer). À l’écran elle s’appelle caution, garantie ou dépôt de garantie : c’est la même chose. Cet argent n’est pas à vous : vous le gardez pour couvrir d’éventuels dégâts ou impayés, et vous rendez le reste au départ. OrusPilot le range donc à part, pour ne pas gonfler vos revenus.
Les trois mouvements
| Mouvement | Ce qui se passe | Trésorerie | Résultat (revenus) |
|---|---|---|---|
| Dépôt (encaissement de la caution) | Le locataire vous remet la garantie | + (le solde du compte augmente) | Inchangé : entrée « neutre » |
| Restitution | Vous rendez tout ou partie de la garantie | − (le solde du compte diminue) | Inchangé : sortie « neutre » |
| Retenue | Vous gardez une partie pour un dégât ou un impayé | Inchangée (l’argent est déjà dans votre caisse) | + : la somme devient un revenu (« Indemnité retenue sur garantie ») |
Le solde de la caution détenue se calcule ainsi : déposé − restitué − retenu.
Ce que vous voyez à l’écran
La pastille de caution d’un contrat prend l’un de ces textes : Sans caution, En attente de caution (prévue, pas encore reçue), Caution versée, Caution restituée partiellement, Caution restituée (100%), Caution retenue.
Le statut est calculé à partir du journal des garanties : rien déposé = En attente de caution (si une caution est prévue) ou Sans caution ; déposé, rien rendu = Caution versée ; une partie déjà rendue ou retenue et le reste encore détenu = Caution restituée partiellement ; tout réglé = Caution retenue si tout a été retenu, sinon Caution restituée (100%).
Les règles à connaître
- Le montant prévu au contrat n’est jamais écrasé par un dépôt, et un dépôt ne peut pas le dépasser.
- Une restitution ou une retenue ne peut pas dépasser la garantie encore détenue.
- La clôture du contrat est refusée tant qu’une garantie reste détenue. Dans la fenêtre de clôture, vous réglez la garantie (restitution et/ou retenue) puis le contrat est clôturé.
- Tant qu’une garantie est encore détenue, Restituer la caution reste proposée, même après un dépôt partiel ou une retenue partielle ; Encaisser la caution devient Compléter la caution quand le dépôt est partiel.
- Chaque mouvement est enregistré une seule fois (pas de doublon en cas de double clic) et tracé dans le journal d’audit.
- Les dépôts, restitutions et retenues utilisent le compte de trésorerie de votre dossier.
- Les catégories de caution sont créées automatiquement : vous n’avez rien à paramétrer.
Exemple
Caution de 300 000. À l’entrée : dépôt de 300 000 (trésorerie +300 000, revenus inchangés). À la sortie, une serrure est cassée pour 40 000 : retenue de 40 000 (revenu de 40 000) et restitution de 260 000 (trésorerie −260 000). Caution détenue : 300 000 − 40 000 − 260 000 = 0 : vous pouvez clôturer.
À savoir
- Une caution n’apparaît pas dans « Loyers perçus » ; elle apparaît dans « Trésorerie entrée » de la liste des contrats.
- La retenue réduit la caution mais ne paie pas la réparation : le coût de la réparation reste une dépense à noter dans Charges et dépenses.
- L’onglet Écritures de la fiche montre chaque mouvement de caution.
- Le rapport « Garanties détenues » liste les cautions encore gardées pour tous les contrats.
Voir aussi
- « Encaisser la caution d’un locataire »
- « Rendre la caution au départ du locataire (restitution et retenue) »
- « Déclarer un dommage constaté à la sortie et le retenir sur la caution »
- « Clôturer un contrat quand le locataire part »
- « Comprendre ce qu’une opération change : solde, résultat ou rien »
link Voir aussi
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