Vue consolidée ou vue d’un dossier : que saisir où ?

À quoi ça sert

Vous pouvez regarder votre argent de deux façons : tous dossiers ensemble (menus Finances et Tableau de bord) ou un dossier à la fois (Budget, Commerce, Devis & Factures Pro…). Cet article vous dit quoi faire où, pour ne pas chercher au mauvais endroit.

La règle en une phrase

Finances sert à regarder, à déplacer de l’argent entre comptes et à saisir des opérations libres. Tout ce qui vient d’un module d’un dossier se corrige dans ce dossier.

Ce que vous faites depuis Finances

• Voir toutes les opérations de tous les dossiers (Journal financier) et leurs relevés (Rapports & Relevés).
• Voir vos comptes de trésorerie, leurs soldes et leur relevé.
• Faire un virement entre deux comptes.
• Enregistrer une entrée ou une sortie libre avec les boutons + Entrée et - Sortie : vous choisissez le dossier, la catégorie et le compte.
• Programmer des mouvements planifiés (loyer, salaire, abonnement).
• Créer un compte de trésorerie : seulement pour un dossier Budget.

Ce que vous faites seulement dans le dossier d’origine

Une opération créée par un module (une facture encaissée, un loyer de bail, un guichet d’association, un lot de production, une cotisation de tontine…) est liée à cet élément. Pour la modifier, l’annuler ou la supprimer, il faut passer par le module qui l’a créée. Sinon, la facture et le journal ne seraient plus d’accord.

Si vous essayez depuis Finances, vous obtenez le message :

• « Ce mouvement a été créé par un module métier. Modifiez-le depuis son écran d’origine. » (ou « Supprimez-le… », « Annulez-le… » selon l’action).

Une opération qui vient d’un virement se corrige aussi à part : voir « Corriger ou supprimer un virement ».

Autres limites à connaître

• Le compte est imposé par le dossier. Chaque dossier a son propre compte de trésorerie (voir « Compte général et compte dédié »). Pour un dossier autre que le Budget, vous ne pouvez pas choisir un autre compte. Message : « Ce compte de trésorerie n’est pas autorisé pour ce dossier : utilisez son compte dédié (pour un dossier Budget Perso & Pro, un compte du dossier ou le compte général). »
• Dossier en pause ou archivé : plus aucune saisie. Message : « Le dossier « Nom » est en pause : il reste consultable, mais aucune modification n’est possible. Réactivez-le pour continuer. » (ou « archivé… Désarchivez-le pour continuer. »).
• Licence expirée : les saisies du dossier concerné sont suspendues, la consultation reste possible.

Exemple

Vous avez encaissé une facture de 120 000 dans le dossier Devis & Factures. Elle apparaît dans le Journal financier. Vous vous êtes trompé de montant : ne modifiez pas la ligne du journal. Ouvrez le dossier Devis & Factures et corrigez le règlement dans l’écran Règlements.

À savoir

• Une ligne du Journal financier montre à quel dossier elle appartient : c’est l’indice pour savoir où aller la corriger.
• Une opération saisie librement depuis Finances (sans module) se modifie bien depuis Finances, tant qu’elle n’est pas annulée.

Voir aussi

« Comprendre à quoi sert Finances & Trésorerie », « Corriger ou supprimer un virement », « Compte général et compte dédié ».