Découvrir la fiche du contrat : les quatre indicateurs et les dix onglets
La grande fenêtre d’un contrat : en-tête, quatre indicateurs et dix onglets (Échéancier, Fiche, Actions, Quittances, Reçus, Autres frais facturés, Écritures, Notes, États des lieux, Avenants).
toc Sommaire expand_more
ads_click Où cliquer ?
Locations & Investissements
chevron_right Pilotage
chevron_right Contrats de location
chevron_right Dossier
chevron_rightDossier
Ces menus se trouvent dans l'application OrusPilot.
format_list_numbered Étapes à suivre
-
1
Dans **Pilotage > Contrats de location**, cliquez sur une ligne ou sur le bouton **Dossier**.lightbulbDepuis un bien « Occupé » de **Patrimoine locatif**, vous arrivez directement sur la fiche du contrat en cours.
-
2
Lisez l’en-tête : numéro du contrat, pastille de statut, nom du **Preneur** et **Actif**.
-
3
Lisez les quatre indicateurs (détail ci-dessous).
-
4
Choisissez un onglet dans la barre du haut (chaque onglet de document affiche son nombre entre parenthèses).
-
5
Fermez avec **Fermer** ou la croix ; la liste se met à jour.
Pour les dossiers Locations & Investissements.
À quoi ça sert
La fiche du contrat (appelée dossier du contrat sur le bouton) réunit au même endroit tout ce qui concerne un locataire : l’argent attendu et reçu, les documents, les frais, les notes, les constats et les révisions de loyer. C’est la seule fenêtre d’où l’on encaisse un loyer et d’où l’on clôture un contrat.
Étapes
Résultat attendu : vous voyez en un coup d’œil l’état d’un locataire et vous accédez à toutes les actions du contrat.
L’en-tête et les boutons
- Titre Contrat N° … et pastille de statut.
- Imprimer le contrat : aperçu du contrat à imprimer ou à envoyer.
- Relevé du locataire : le relevé de compte à remettre.
- Modifier : ouvre la modification des conditions (la fiche se ferme).
- En bas : Modifier le contrat, Fermer et, pour un contrat en cours, Quittance et Encaisser un loyer.
Les quatre indicateurs
| Carte | Ce qu’elle montre |
|---|---|
| Loyer / Redevance | Le montant du contrat et son rythme (« par mois ») |
| Dépôt de garantie | Le montant prévu et une pastille : Caution versée, En attente de caution, Caution restituée partiellement, Sans caution… |
| Loyers perçus | Tout ce qui a été encaissé en loyer (+ montant) |
| Situation du Solde | Arriéré : … (le locataire doit), Avance : +… (il a trop payé) ou À jour (0) |
Les dix onglets
| Onglet | À quoi il sert | Article |
|---|---|---|
| Échéancier | Les périodes à payer et leur statut ; bouton Encaisser | Lire l’échéancier d’un contrat |
| Fiche | Coordonnées du locataire, période du bail, jour de paiement | Fiche et Actions |
| Actions | Toutes les opérations, rangées par thème | Fiche et Actions |
| Quittances (n) | Preuves qu’une période est payée | Quittances et reçus dans la fiche |
| Reçus (n) | Preuves qu’une somme a été reçue ; annulation d’un paiement saisi par erreur | Quittances et reçus dans la fiche |
| Autres frais facturés (n) | Factures en plus du loyer | Frais et écritures |
| Écritures (n) | Les mouvements d’argent du contrat | Frais et écritures |
| Notes (n) | Journal de bord du contrat | Tenir le journal de bord d’un contrat |
| États des lieux (n) | Constats d’entrée et de sortie, dommages | Faire un état des lieux |
| Avenants (n) | Révisions de loyer | Réviser le loyer par un avenant |
À savoir
- La fenêtre occupe 80 % de la largeur de l’écran (96 % sur un petit écran) et 95 % de la hauteur.
- Certaines actions (Modifier, Clôturer, Encaisser la caution, Restituer la caution, Supprimer, tuiles Encaisser un loyer et Dépense) ferment la fiche puis ouvrent leur propre fenêtre.
- Le nombre entre parenthèses d’un onglet est le nombre de lignes déjà enregistrées.
- Montants et dates suivent les formats de vos paramètres.
Si ça ne marche pas
- La fiche reste vide ou charge longtemps : fermez-la et rouvrez-la ; vérifiez votre connexion.
- Un bouton manque : les boutons Encaisser et Quittance du pied de page n’existent que pour un contrat en cours.
Voir aussi
- « Lire l’échéancier d’un contrat : périodes, statuts et échéancier figé »
- « Les onglets Fiche et Actions : coordonnées du locataire et toutes les opérations »
- « Arriérés d’un contrat et loyers en retard : deux mesures de l’impayé »
- « Quittances et reçus dans la fiche du contrat : émettre, imprimer, réimprimer »
- « Autres frais facturés et écritures dans la fiche du contrat »
- « Tenir le journal de bord d’un contrat : les notes »
link Voir aussi
article
Lire l’échéancier d’un contrat : périodes, statuts et échéancier figé
L’onglet Échéancier montre les périodes à payer, ce qui est réglé et ce qui est en retard. L’échéancier figé est généré à la création du contrat, puis prolongé à la suite avec le bouton Échéancier figé.
article
Les onglets Fiche et Actions : coordonnées du locataire et toutes les opérations
L’onglet Fiche montre les coordonnées et la période du bail. L’onglet Actions range toutes les opérations (argent, documents, locataire, suivi du bien, contrat) en cinq groupes.
article
Arriérés d’un contrat et loyers en retard : deux mesures de l’impayé
Les arriérés d’un contrat comptent tout ce qui est dû depuis le début moins ce qui est encaissé ; les loyers en retard ne comptent que les échéances dont la date limite est passée. Exemples chiffrés.
article
Quittances et reçus dans la fiche du contrat : émettre, imprimer, réimprimer
Les onglets Quittances et Reçus de la fiche : émettre une quittance pour une période, imprimer le reçu d’un paiement, réimprimer autant de fois que vous voulez.
article
Autres frais facturés et écritures dans la fiche du contrat
L’onglet Autres frais facturés liste les sommes demandées au locataire en plus du loyer ; l’onglet Écritures liste tous les mouvements d’argent du contrat.
article
Tenir le journal de bord d’un contrat : les notes
Noter une consigne, un incident, un appel ou un accord verbal sur le contrat, avec une catégorie et une étoile pour les points importants. Une note ne se modifie pas.
article
Encaisser un loyer
Pour enregistrer un loyer reçu, cliquez sur Encaisser, choisissez le contrat, le montant reçu, la date et le mode de paiement, puis cliquez sur Enregistrer l’encaissement. L’argent est réparti automatiquement sur les loyers les plus anciens non payés.
Cet article vous a-t-il aidé ?