Les onglets Fiche et Actions : coordonnées du locataire et toutes les opérations
L’onglet Fiche montre les coordonnées et la période du bail. L’onglet Actions range toutes les opérations (argent, documents, locataire, suivi du bien, contrat) en cinq groupes.
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Ces menus se trouvent dans l'application OrusPilot.
Pour les dossiers Locations & Investissements.
À quoi ça sert
Deux onglets de la fiche vous évitent de chercher : Fiche pour joindre le locataire, Actions pour trouver n’importe quelle opération sur le contrat.
L’onglet Fiche
- Le nom du locataire, le type de contrat et le bien.
- Téléphone / WhatsApp : boutons Appeler directement et Envoyer un message WhatsApp (ouvre la fenêtre de relance).
- Email : bouton Envoyer un email (envoi par le système de messagerie d’OrusPilot).
- Période du bail : « Du … au … » (ou Indéterminée) avec un crayon pour modifier les dates.
- Échéance de paiement : « Le 5 de chaque période » ou « Début de période ».
Si le téléphone ou l’e-mail est vide, il est écrit Non renseigné : corrigez-le avec Modifier.
L’onglet Actions : cinq groupes
| Groupe | Tuiles |
|---|---|
| Argent | Encaisser un loyer · Ajouter une charge ou frais · Dépense / réparation · Réviser le loyer · Encaisser la caution (si elle est en attente ou seulement en partie déposée) · Restituer la caution (tant qu’une garantie est encore détenue) · Générer l’échéancier (le crée, ou le prolonge à la suite) |
| Documents | Émettre une quittance · Émettre un reçu · Imprimer le contrat · Modifier le texte du contrat · Relevé du locataire |
| Locataire | Relancer le locataire · Appeler · Envoyer un e-mail (les deux derniers seulement si le numéro ou l’e-mail est renseigné) |
| Suivi du bien | État des lieux · Déclarer un dommage · Ajouter une consigne |
| Contrat | Modifier le contrat · Clôturer le contrat (contrat en cours ou réservé) · Supprimer le contrat (c’est une annulation : un motif est demandé) |
Je veux… je clique…
| Je veux… | Je clique sur… |
|---|---|
| Enregistrer un loyer reçu | Encaisser un loyer (ou Encaisser dans l’échéancier) |
| Facturer le ménage à la sortie | Ajouter une charge ou frais |
| Noter une réparation que je paie | Dépense / réparation |
| Augmenter le loyer à partir de janvier | Réviser le loyer |
| Rendre la caution | Restituer la caution |
| Donner une preuve de paiement | Émettre une quittance ou Émettre un reçu |
| Ajouter une clause au contrat imprimé | Modifier le texte du contrat |
| Faire le constat d’entrée ou de sortie | État des lieux |
| Terminer le contrat | Clôturer le contrat |
À savoir
- La tuile Encaisser la caution (sous-titre « Compléter le dépôt de garantie » quand le dépôt est partiel) ne s’affiche que si une caution est prévue et pas entièrement déposée. La tuile Restituer la caution reste proposée tant qu’une garantie est encore détenue, même après un dépôt partiel ou une retenue partielle.
- La tuile Supprimer le contrat ouvre la fenêtre Annuler ce contrat ? : voir « Annuler un contrat créé par erreur ».
- La tuile Ajouter une consigne ouvre l’onglet Notes avec le formulaire déjà ouvert.
- La fenêtre Encaisser un loyer ne liste que les contrats en cours.
Voir aussi
- « Découvrir la fiche du contrat : les quatre indicateurs et les dix onglets »
- « Encaisser la caution d’un locataire »
- « Rendre la caution au départ du locataire (restitution et retenue) »
- « Faire un état des lieux d’entrée ou de sortie »
- « Réviser le loyer par un avenant »
- « Tenir le journal de bord d’un contrat : les notes »
link Voir aussi
article
Découvrir la fiche du contrat : les quatre indicateurs et les dix onglets
La grande fenêtre d’un contrat : en-tête, quatre indicateurs et dix onglets (Échéancier, Fiche, Actions, Quittances, Reçus, Autres frais facturés, Écritures, Notes, États des lieux, Avenants).
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Encaisser la caution d’un locataire
Enregistrer la caution reçue (montant, date, moyen de paiement) : l’argent entre dans le compte du dossier sans compter comme revenu.
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Rendre la caution au départ du locataire (restitution et retenue)
Au départ, rendre toute la caution, une partie ou rien, avec un motif de retenue. L’opération solde toute la garantie encore détenue ; vous pouvez aussi la faire directement dans la fenêtre de clôture.
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Faire un état des lieux d’entrée ou de sortie
Consigner l’état du bien à la remise des clés et au départ : état général, description, compteurs d’eau et d’électricité, et passage éventuel du bien en travaux.
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Réviser le loyer par un avenant
Changer le loyer à partir d’une date future : l’avenant révise les échéances à venir non payées, sans toucher au passé. Refusé si une échéance payée existe après la date d’effet.
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Tenir le journal de bord d’un contrat : les notes
Noter une consigne, un incident, un appel ou un accord verbal sur le contrat, avec une catégorie et une étoile pour les points importants. Une note ne se modifie pas.
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Encaisser un loyer
Pour enregistrer un loyer reçu, cliquez sur Encaisser, choisissez le contrat, le montant reçu, la date et le mode de paiement, puis cliquez sur Enregistrer l’encaissement. L’argent est réparti automatiquement sur les loyers les plus anciens non payés.
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Comprendre les « autres frais facturés » au locataire
Un autre frais facturé est une facture en plus du loyer que votre locataire doit vous payer : ménage, eau, électricité, état des lieux, frais de dossier. Il a un montant, une date limite et un reste à payer. Ce n’est pas une dépense de votre part.
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Enregistrer une charge ou une dépense
Dans Charges et dépenses, cliquez sur Nouvelle dépense : indiquez l’objet, le montant, la date, puis le bien ou le contrat concerné (ou aucun pour une charge générale) et la catégorie. L’argent sort du compte du dossier et la dépense compte dans votre résultat.
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Relancer un locataire en retard de loyer (WhatsApp ou e-mail)
L’onglet Relances liste les loyers échus non payés avec un message prêt à envoyer par WhatsApp ou par e-mail. OrusPilot ne relance jamais tout seul : c’est vous qui envoyez, en un clic.
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