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Comprendre les « autres frais facturés » au locataire

Un autre frais facturé est une facture en plus du loyer que votre locataire doit vous payer : ménage, eau, électricité, état des lieux, frais de dossier. Il a un montant, une date limite et un reste à payer. Ce n’est pas une dépense de votre part.

apps Locations & Investissements emoji_people Débutant schedule 3 min de lecture verified Vérifié le 22/10/2026
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ads_click Où cliquer ?

Locations & Investissements chevron_right Pilotage chevron_right Contrats de location chevron_right (ouvrir un contrat) chevron_right Autres frais facturés chevron_rightAutres frais facturés
Locations & Investissements chevron_right Finances & rapports chevron_right Journal des opérations chevron_right Autres frais facturés chevron_rightAutres frais facturés

Ces menus se trouvent dans l'application OrusPilot.

format_list_numbered Étapes à suivre

  1. 1
    Ouvrez **Pilotage > Contrats de location** et cliquez sur le bouton **Dossier** du contrat.
  2. 2
    Ouvrez l’onglet **Autres frais facturés**.
    lightbulbLe nombre entre parenthèses indique combien de frais existent.
  3. 3
    Lisez le résumé (**Total des charges attendues**, **Total encaissé**, **Reste à recouvrer**) et le tableau.
  4. 4
    Pour en ajouter un, voir l’article « Facturer un frais au locataire et l’encaisser ».

Pour les dossiers Locations & Investissements. Au-delà du loyer, vous avancez parfois des sommes que le locataire doit vous rembourser. OrusPilot les range dans les autres frais facturés.

À quoi ça sert

C’est une facture supplémentaire adressée à votre locataire en plus de son loyer. Exemples : forfait ménage de fin de séjour, eau ou électricité consommée, frais d’état des lieux, frais de dossier, ordures et taxes. Chaque frais a un libellé, un montant attendu, une date limite (« À payer avant le »), un montant payé et un reste dû.

Étapes

Les états d’un frais

En attente (rien payé), Partiellement réglé, Payé intégralement ou Annulé. Dans le Journal des opérations, le filtre d’état propose aussi En retard : un frais dont la date limite est passée et qui n’est pas soldé.

Où vous retrouvez vos frais

  • La fiche du contrat, onglet Autres frais facturés.
  • La pastille Autres frais dus (et « dont … en retard ») de la situation des charges.
  • Le Journal des opérations, liste Autres frais facturés, avec les totaux attendu, payé et reste à payer.
  • Le rapport Loyers en retard (tableau « Autres frais facturés non payés ») et le Relevé d’un locataire.
  • Les alertes de gestion, qui signalent un frais facturé non payé.

Exemple

M. Kamga loue une boutique. En fin de mois, vous lui facturez 18 000 d’électricité, à payer avant le 15. Tant qu’il n’a pas payé, la pastille Autres frais dus affiche 18 000. S’il paie 10 000, l’état passe à Partiellement réglé et il reste 8 000.

À savoir

  • Un frais n’est pas un loyer : il n’entre pas dans l’échéancier et ne donne pas de commission.
  • Dès qu’un frais est encaissé, c’est un revenu (catégorie « Autres frais facturés », créée automatiquement) qui augmente votre compte de trésorerie.
  • Les frais attendus sont comptés dans les arriérés du contrat, même avant leur date limite.
  • Un frais déjà encaissé, même en partie, ne peut plus être supprimé. En revanche, son paiement peut être annulé (fiche du contrat, onglet Reçus, avec un motif) : le frais redevient à payer et le solde du compte est rétabli.
  • Un frais ne doit pas être confondu avec une dépense que vous payez (voir « Loyer, frais, caution, dépense, dette, commission : ne pas les confondre »).

Si ça ne marche pas

Si vous ne voyez pas le bouton Encaisser sur un frais, c’est que le contrat n’est plus En cours ou que le frais est déjà payé en totalité.

Voir aussi

  • Facturer un frais au locataire et l’encaisser
  • Loyer, frais, caution, dépense, dette, commission : ne pas les confondre
  • Imprimer le reçu d’un paiement (loyer ou autre frais)
  • Arriérés ou loyers en retard : deux mesures de l’impayé
  • Comprendre le Journal des opérations : cinq listes pour tout retrouver
  • Autres frais facturés et écritures dans la fiche du contrat
  • J’ai enregistré un paiement par erreur : que faire ?

link Voir aussi

article Facturer un frais au locataire et l’encaisser Dans la fiche du contrat, onglet Autres frais facturés, cliquez sur Ajouter un frais, indiquez le libellé, le montant et la date limite. Quand le locataire paie, cliquez sur Encaisser pour enregistrer le règlement et imprimer un reçu. article Loyer, frais, caution, dépense, dette, commission : ne pas les confondre Six sommes d’argent à bien distinguer : le loyer, les autres frais facturés, la caution (jamais un revenu), la dépense du propriétaire, la dette envers un fournisseur et la commission d’un commercial. article Imprimer le reçu d’un paiement (loyer ou autre frais) Chaque paiement reçu sur un contrat (loyer ou autre frais) a son reçu. Dans l’onglet Reçus de la fiche du contrat, cliquez sur Imprimer le reçu : il est émis au premier clic, puis réimprimé à l’identique autant de fois que vous voulez. article Arriérés ou loyers en retard : deux mesures de l’impayé Deux chiffres mesurent l’impayé : les arriérés d’un contrat (ce qui est dû à ce jour moins ce qui est encaissé) et les loyers en retard (échéances dont la date limite est passée). Exemples chiffrés et où les lire. article Comprendre le Journal des opérations : cinq listes pour tout retrouver Le Journal des opérations réunit en un seul écran l’historique du dossier en cinq listes en lecture seule : Encaissements, Quittances, Reçus, Autres frais facturés et Écritures (chaque entrée et sortie d’argent). article Autres frais facturés et écritures dans la fiche du contrat L’onglet Autres frais facturés liste les sommes demandées au locataire en plus du loyer ; l’onglet Écritures liste tous les mouvements d’argent du contrat. article J’ai enregistré un paiement par erreur : que faire ? Un paiement de loyer ou d’autre frais saisi par erreur s’annule depuis la fiche du contrat, onglet Reçus, avec un motif. Il reste visible, barré, et les chiffres sont rétablis. Voici comment faire et les cas où l’annulation est refusée.

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