Créer un contrat de location

Pour les dossiers Locations & Investissements. Le type de contrat proposé dépend de la nature du dossier ; la partie « commercial » n’apparaît que si l’option Commissions est activée.

À quoi ça sert

Mettre un bien en location : vous enregistrez les conditions une seule fois, puis OrusPilot s’occupe de l’échéancier, du suivi des paiements, de la caution et des documents.

Avant de commencer

• Avoir au moins un bien dans Patrimoine locatif (sinon créez-le d’abord).
• Connaître le loyer, le rythme de paiement et la date d’entrée.
• Si une caution est versée dès la signature : avoir un compte de trésorerie actif (celui de votre dossier).

Étapes

Résultat attendu : le message « Contrat créé avec succès pour… » s’affiche (ou « Unité … affectée avec succès à … » depuis un bien) ; le contrat apparaît dans la liste et le bien passe en « Occupé ».

Les types de contrat proposés

Bail d’habitation / Location nue · Bail commercial / Professionnel · Location courte durée · Location de véhicule · Mise à disposition d’équipement · Abonnement / Forfait régulier · Bail rural / Affermage agricole · Privatisation événementielle · Autre contrat de location.

Suggestions automatiques : Immeuble et locaux → bail commercial ; Véhicules → location de véhicule ; Équipements et Machines → mise à disposition d’équipement ; Espaces et salles → privatisation événementielle ; Terrain → bail rural ; les autres natures → bail d’habitation (vous pouvez changer).

Les rythmes de paiement

Journalier / Par jour, Hebdomadaire / Par semaine, Mensuel / Par mois, Trimestriel / Par trimestre, Semestriel / Par semestre, Annuel / Par an et Forfait global unique (une seule somme pour toute la durée, par exemple une soirée de salle des fêtes).

La caution à la création

• Dès que vous saisissez un montant, le statut passe automatiquement à Caution versée dès la signature ; vous pouvez le remplacer par En attente de versement ultérieur.
• Si elle est versée, choisissez le Moyen de règlement (Espèces / Caisse, Virement bancaire, Mobile Money (Orange/MTN/Wave), Chèque, Autre moyen). L’argent entre dans le compte de trésorerie de votre dossier, à la date de début du contrat, comme une entrée neutre : ce n’est pas un revenu.
• Si aucun compte actif n’existe, le contrat n’est pas créé et un message l’explique.

Ce que OrusPilot prépare tout seul

• un numéro de contrat du type CTR-202611-001 (année et mois de création, puis un rang par mois) ;
• le bien passe en Occupé, avec le nom du locataire, le loyer et le rythme ;
• l’échéancier figé : jusqu’à la date de fin prévue ; sans date de fin, sur 12 mois à partir du début (90 jours pour un paiement par jour). Vous pourrez le prolonger ensuite avec Générer l’échéancier ;
• l’entrée de la caution dans le journal des garanties, si elle est versée ;
• le rattachement du commercial, si vous en avez choisi un ;
• une trace dans le journal d’audit.

Exemple

Appartement « Résidence Soleil – A3 », loyer 150 000 par mois, entrée le 1er novembre 2026, fin prévue le 31 octobre 2027, jour d’échéance le 5, caution de 300 000 versée en espèces. Vous obtenez le contrat CTR-202611-001 ; le bien est « Occupé » ; 12 échéances de 150 000 sont préparées ; 300 000 entrent en caisse comme caution (hors revenus).

À savoir

• Le nom du locataire est un texte libre : il n’est pas choisi dans la liste Locataires et fournisseurs.
• Un contrat créé depuis cet écran est toujours « En cours » : l’écran ne propose pas de choisir « Réservé ».
• Même si la date de début est dans le futur, le bien passe tout de suite en « Occupé ».
• Les Clauses particulières / Notes internes sont gardées dans la fiche ; elles ne sont pas imprimées dans le contrat. Pour ajouter des clauses au texte imprimé, personnalisez le texte du contrat.
• Il n’y a pas de choix du compte de trésorerie : c’est celui de votre dossier qui est utilisé.
• Montants et dates s’affichent selon les formats choisis dans vos paramètres.

Si ça ne marche pas

• « Ce bien est déjà loué ou réservé du… » : un autre contrat occupe ces dates. Voir « Ce bien est déjà loué ou réservé : régler un conflit de dates ».
• « Veuillez sélectionner l’unité d’actif à affecter. » : choisissez un bien.
• « Le nom du client / exploitant / locataire est obligatoire. » ou « La date de début est obligatoire. » : complétez le champ.
• « La date de fin ne peut pas être avant la date de début. » : corrigez les dates.
• « Aucun compte de trésorerie actif : créez-en un avant d’enregistrer une garantie versée. » : créez un compte, ou choisissez « En attente de versement ultérieur ».
• « Le jour d’échéance est en dehors des valeurs autorisées. » : saisissez un nombre de 1 à 31.
• L’onglet Échéancier de la fiche affiche « Aucun cycle calculé » : le contrat est créé, mais ses périodes à payer n’ont pas pu être préparées ; ouvrez la fiche et cliquez sur Échéancier figé (ou sur la tuile Générer l’échéancier).
• Message de licence : si la licence du dossier est expirée, la création est refusée ; la consultation reste possible.

Voir aussi

• « Comprendre les contrats de location : à quoi ils servent et leur vie »
• « Ce bien est déjà loué ou réservé : régler un conflit de dates »
• « Lire l’échéancier d’un contrat : périodes, statuts et échéancier figé »
• « Encaisser la caution d’un locataire »
• « Contrats de location : que faire si un message d’erreur s’affiche ? »
• « Que se passe-t-il quand une licence expire ? »