Mettre un ticket sur la note d’un client de l’hôtel (Transfert hôtel)

À quoi ça sert

Un client de l’hôtel dîne au restaurant et dit « mettez-le sur ma chambre ». Le caissier règle le ticket par Transfert hôtel et choisit son séjour. La note part à la réception de l’hôtel, qui l’accepte (elle s’ajoute alors à la facture du séjour, et le client paiera tout à son départ) ou la refuse avec un motif. Le mode n’est proposé que si ce dossier est relié à un hôtel actif (Paramétrage > Liaison hôtel) et que le transfert est activé.

Tout caissier peut faire un transfert : aucun rôle sur l’hôtel n’est demandé.

Étapes

Deux façons de faire

• Bouton Transfert hôtel du terminal : après le choix du séjour, tout le reste à payer est transféré et le ticket est clôturé.
• Fenêtre Règlement (F4), mode Transfert hôtel : pour un paiement mixte, par exemple 5 000 en espèces et le reste sur la chambre.

Un ticket déjà clôturé avec un reste à payer peut aussi être réglé par Transfert hôtel depuis Règlements & Créances (bouton Encaisser).

Ce qu’il faut savoir

• Seul un ticket du terminal de vente peut être transféré, pas une facture de la facturation classique.
• Une seule part de transfert par ticket, donc un seul séjour. Le mode est bloqué une deuxième fois.
• Le ticket est validé et réglé dès l’envoi, hors caisse : la vente et la sortie de stock restent dans ce dossier Commerce.
• Rien n’entre dans le tiroir ni sur un compte de trésorerie. Aucun client identifié n’est exigé : « Client divers » convient.
• Sur le ticket, la part porte la mention en attente d’acceptation tant que l’hôtel n’a pas répondu, puis refusé par l’hôtel s’il la refuse. Elle s’affiche « Transfert hôtel – Ch. 12 » sur le ticket, le reçu et le relevé du client.
• Une fois acceptée, le ticket apparaît sur la facture de l’hôtel en une seule ligne « point de vente – Ticket numéro », avec un badge au nom du point de vente.

Les transferts à traiter

Le bouton Transferts à traiter du terminal liste les notes de votre session :

• en attente : l’hôtel n’a pas encore répondu ; il n’y a rien à faire, sinon prévenir la réception ;
• refusées : le motif de l’hôtel est affiché. Choisissez :
• Autre séjour : la note repart, en attente, vers le bon séjour ;
• Annuler le règlement : le ticket redevient à régler ; encaissez-le autrement.

La caisse ne peut pas être fermée tant qu’il reste une note en attente ou refusée : « Impossible de clôturer la session : n transfert(s) vers l’hôtel sont encore à traiter. »

Règlements hors caisse

Le transfert est un règlement hors caisse : il ne compte ni dans le total encaissé, ni dans le solde théorique des espèces, ni dans l’écart de caisse. Il compte dès l’envoi, tant que le règlement n’est pas annulé.

• Synthèse, détail et rapport de session : rubrique Hors caisse (transferts hôtel).
• Rapport de session de caisse (Z, P04) : rubrique Règlements hors caisse (notes transférées à l’hôtel).
• Encaissements par mode (P05) et Règlements reçus (T05) : le transfert est listé à part, avec son total « Transferts hôtel (hors caisse) », en dehors du total.
• Clôture de journée (T03) : ligne « Transferts hôtel (hors caisse) », non comprise dans le total.

Annuler un transfert

Annulez le règlement du ticket comme pour les autres modes (bouton Annuler le règlement des transferts à traiter, onglet Règlements de la fiche facture du ticket, ou Règlements & Créances > Règlements reçus, puis Annuler avec un motif). Il faut le droit « Annuler une vente ou un règlement ».

• Note en attente ou refusée : l’annulation est toujours possible.
• Note acceptée : la ligne est retirée de la facture du séjour, seulement si le client est encore en séjour et sa facture encore ouverte. Après son départ, l’annulation est refusée : « La facture du séjour est déjà émise : régularisez côté hôtel. »
• Note acceptée sur la mauvaise chambre : le plus simple est de demander à la réception de transférer la ligne vers la bonne chambre.

L’hôtel ne peut ni supprimer ni modifier cette ligne. Il peut seulement la passer sur la facture extra ou la transférer vers une autre chambre en séjour.

Avoir et retour

Un avoir ou un retour est refusé sur un ticket transféré : « Ce ticket a été transféré sur la facture d’un séjour : annulez d’abord le transfert vers l’hôtel. » Un avoir ne se rembourse jamais par Transfert hôtel.

Le relevé « Transferts vers l’hôtel »

Rapports > Transferts vers l’hôtel liste, pour une période, chaque transfert : date, ticket, point de vente, séjour et chambre, client, montant et statut (En attente, Accepté, Refusé ou Annulé), avec le motif d’un refus. Le total ne compte que les transferts acceptés : c’est la somme que l’hôtel doit reverser. La période suit la date hôtel de la ligne de facture (ou la date d’envoi pour une note sans ligne). L’hôtel a le même relevé (Transferts reçus des caisses) : sur une même période, les deux totaux sont identiques. Il n’y a pas de pointage : le relevé sert de base au reversement.

Si ça ne marche pas

• Bouton grisé « Aucun hôtel lié à cette caisse » : la liaison n’existe pas ou a été désactivée (ici ou par l’hôtel).
• « L’hôtel lié n’est plus disponible (en pause, archivé ou supprimé) » : seul un hôtel actif reçoit des notes.
• Le client n’apparaît pas dans la liste : son séjour n’est pas en cours (il n’est pas encore arrivé, ou il est déjà parti).
• La note reste en attente : la réception doit l’accepter ; elle ne le peut que pendant une journée hôtel ouverte.
• Refus : montant trop élevé : le transfert ne peut pas dépasser le reste à payer du ticket.
• Refus : ticket déjà transféré : un ticket ne peut être mis que sur un seul séjour.
• « Le transfert vers l’hôtel n’est possible que pour un ticket du terminal de vente » : encaissez la facture par un autre mode.

Voir aussi

• « Payer un ticket avec plusieurs modes de paiement »
• « Relier le dossier Commerce à un hôtel (Liaison hôtel) »
• « Annuler un règlement client saisi par erreur »
• « Notes transférées par les caisses du bar ou du restaurant »