Rappeler un client qui n'a pas payé : messages types et bon moment

À quoi ça sert

Une facture reste impayée ? Le bouton Rappeler prépare pour vous un message poli, avec le montant restant et le numéro de la facture. Vous le relisez, vous le modifiez si vous voulez, puis vous l'envoyez vous-même par WhatsApp, par le menu Partager ou par e-mail.

Avant de commencer

• Avoir une facture émise avec un reste à payer (elle apparaît dans Règlements > À encaisser).
• Pour WhatsApp : avoir le téléphone du client dans sa fiche, avec l'indicatif du pays.

Étapes

Résultat attendu : WhatsApp s'ouvre avec le message prêt, ou le message « Rappel envoyé par e-mail. » s'affiche. La facture ne change pas de statut.

💡Attention : Le numéro du client doit contenir l'indicatif du pays (par exemple 237…). L'application retire seulement les espaces et les signes, elle n'ajoute aucun indicatif. Sans indicatif correct, WhatsApp ne trouvera pas le contact.

Exemple

Mme Ngo doit encore 85 000 sur la facture FAC-2026-009, vieille de 34 jours. Paul touche Rappeler. Le message proposé : « Bonjour, il reste 85 000 à régler sur la facture FAC-2026-009. Merci de votre paiement. » Il ajoute « Vous pouvez payer par Mobile money au 6XX XX XX XX » puis envoie.

À savoir

• Message prérempli : « Bonjour, il reste [montant] à régler sur la facture [numéro]. Merci de votre paiement. » Le montant suit le format de votre compte OrusPilot.
• L'envoi se fait toujours à votre initiative : l'application n'envoie aucun rappel automatique et ne programme rien.
• Le rappel ne change pas le statut de la facture et n'enregistre aucun paiement.
• Sur WhatsApp, le lien ajouté ouvre le PDF de la facture. C'est un lien public temporaire, valable 7 jours.
• Chaque nouveau rappel ou nouvel envoi crée un nouveau lien et annule le précédent : un ancien message déjà envoyé au client ne fonctionne alors plus. Le lien affiche toujours la version actuelle de la facture.
• Conseil pour le ton : restez simple et courtois, citez le numéro de la facture et le montant restant, remerciez, et indiquez comment payer.
• Conseil pour le moment : un premier rappel quelques jours après la date de paiement convenue, un second une à deux semaines plus tard, puis un appel téléphonique. Ces délais sont des conseils : l'application ne calcule pas de retard.
• Pour le cycle complet (devis, facture, reçu, rappel), voir « Le cycle complet sur WhatsApp ». Pour l'envoi d'un devis, voir « Envoyer un devis par WhatsApp ».

Modèles de messages

• Premier rappel : « Bonjour Mme Ngo, je me permets de vous rappeler la facture FAC-2026-009 : il reste 85 000 à régler. Merci d'avance. »
• Deuxième rappel : « Bonjour, sauf erreur de ma part, la facture FAC-2026-009 n'est pas encore soldée (reste 85 000). Pouvez-vous me dire quand je peux compter sur votre paiement ? Merci. »
• Dernier rappel courtois : « Bonjour, la facture FAC-2026-009 reste impayée depuis plusieurs semaines. Je souhaite régler ce dossier cette semaine : pouvez-vous m'appeler ? Merci de votre compréhension. »

Si ça ne marche pas

• WhatsApp s'ouvre sans conversation : le client n'a pas de téléphone dans sa fiche. Choisissez le contact à la main.
• « Le lien de partage n'a pas pu être créé. » : réessayez ; vérifiez votre connexion.
• « Adresse e-mail du destinataire invalide. » : corrigez l'adresse du client.
• « L'e-mail n'a pas pu être envoyé. » : réessayez ou utilisez WhatsApp.

Voir aussi

• « Suivre les factures à encaisser et ce que chaque client vous doit »
• « Le cycle complet sur WhatsApp : devis, facture, reçu, rappel »
• « Enregistrer un règlement (acompte, paiement partiel ou total) »
• « Rappeler un client qui n'a pas payé (relancer poliment) »
• « Envoyer un devis par WhatsApp »
• « Les statuts d’une facture »