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Relancer un locataire en retard de loyer (WhatsApp ou e-mail)

L’onglet Relances liste les loyers échus non payés avec un message prêt à envoyer par WhatsApp ou par e-mail. OrusPilot ne relance jamais tout seul : c’est vous qui envoyez, en un clic.

apps Locations & Investissements emoji_people Débutant schedule 4 min de lecture verified Vérifié le 22/10/2026
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ads_click Où cliquer ?

Locations & Investissements chevron_right Entretien chevron_right Alertes et disponibilités chevron_rightRelances
Locations & Investissements chevron_right Pilotage chevron_right Contrats de location chevron_rightRelance WhatsApp / SMS

Ces menus se trouvent dans l'application OrusPilot.

format_list_numbered Étapes à suivre

  1. 1
    Ouvrez **Entretien > Alertes et disponibilités** et cliquez sur l’onglet **Relances**.
    lightbulbLe chiffre entre parenthèses donne le nombre de loyers échus non payés.
  2. 2
    Repérez la carte du locataire : son nom, le bien, le **Montant dû** et la date « Exigible le ».
  3. 3
    Lisez le **Message de relance suggéré**.
    lightbulbIl est de la forme : « Bonjour …, le règlement de … pour … est attendu depuis le … Merci. »
  4. 4
    Cliquez sur **Relancer sur WhatsApp** : WhatsApp s’ouvre avec le message déjà écrit.
    lightbulbCe bouton n’apparaît que si le contrat porte un numéro de téléphone.
  5. 5
    Relisez, modifiez si vous le souhaitez, puis envoyez le message dans WhatsApp.
  6. 6
    Pour une relance écrite, cliquez plutôt sur **Envoyer un E-mail**, vérifiez le Destinataire, l’Objet (« Rappel de loyer ») et le Message, puis cliquez sur **Envoyer**.
    lightbulbCe bouton n’apparaît que si le contrat porte une adresse e-mail.

Pour les dossiers Locations & Investissements.

À quoi ça sert

Relancer vite et poliment un locataire en retard, sans retaper le message ni chercher son numéro. Dans le fil rouge « Mes biens, mes contrats, mes loyers encaissés… », c’est le geste qui suit un loyer non encaissé.

Avant de commencer

  • Le contrat doit contenir le Téléphone & WhatsApp et, pour un e-mail, l’Adresse email du locataire.
  • Saisissez le numéro avec l’indicatif du pays (par exemple 237… pour le Cameroun) : WhatsApp ne retrouve pas un numéro local.

Étapes

Résultat attendu : le locataire reçoit votre message ; OrusPilot n’a rien envoyé à votre place.

Autre chemin : depuis un contrat

Dans Contrats de location, ouvrez le menu ⋮ d’un contrat puis Relance (WhatsApp ou e-mail). Vous pouvez aussi ouvrir la fiche du contrat, onglet Actions, tuile Relancer le locataire. La fenêtre « Relance & Communication Locataire » propose :

  • un Modèle de message : Relance impayé (arriérés et retard), Rappel d’échéance (paiement à venir), Confirmation (paiement bien reçu) ou Message libre ;
  • le Numéro WhatsApp / Téléphone et l’Adresse Email, que vous pouvez corriger ;
  • le Texte du message à envoyer, entièrement modifiable ;
  • les boutons Copier, Envoyer par Email (si une adresse est connue) et Ouvrir sur WhatsApp.

Le modèle Relance impayé utilise les arriérés du contrat ; l’onglet Relances utilise le reste à payer de chaque échéance. Les montants peuvent donc différer (voir « Arriérés ou loyers en retard : deux mesures de l’impayé »).

Exemple

Le 12, M. Essomba n’a pas payé le loyer de 120 000 FCFA exigible le 5. Dans Relances, sa carte indique « Montant dû : 120 000 FCFA — Exigible le 05/… ». Vous cliquez sur Relancer sur WhatsApp, vous ajoutez « Je passe vendredi » et vous envoyez.

À savoir

  • OrusPilot n’envoie rien automatiquement. Les boutons ouvrent WhatsApp ou votre fenêtre d’e-mail ; c’est vous qui validez.
  • Il n’y a pas d’envoi de SMS par l’Application : le menu propose seulement WhatsApp ou e-mail. Pour un SMS, cliquez sur Copier dans la fenêtre de relance puis collez le texte dans votre application de messages.
  • Un message WhatsApp ouvert depuis OrusPilot n’est pas enregistré dans OrusPilot. Notez vous-même la date de la relance (par exemple dans l’onglet Notes de la fiche du contrat).
  • Un e-mail part par le système d’envoi d’OrusPilot et est conservé dans la messagerie du compte. Le message « E-mail envoyé à … » confirme que la demande est prise en charge, pas que le locataire l’a lu (voir « Envoyer un devis par e-mail », qui explique le principe).
  • L’Assistant IA ne donne jamais de numéro ni d’adresse et n’envoie aucun message.
  • Quand le locataire paie, cliquez sur + Encaisser : la carte disparaît de la liste après actualisation.

Si ça ne marche pas

  • Pas de bouton WhatsApp : le contrat n’a pas de numéro. Ajoutez-le avec Modifier les conditions.
  • WhatsApp indique que le numéro n’existe pas : ajoutez l’indicatif du pays au numéro.
  • « Aucune adresse e-mail renseignée. » : ajoutez l’adresse dans le contrat ou saisissez-la dans la fenêtre d’envoi.
  • « Adresse e-mail du destinataire invalide. » : relisez l’adresse.

Voir aussi

  • Arriérés ou loyers en retard : deux mesures de l’impayé
  • Générer, lire et traiter les alertes
  • Encaisser un loyer
  • Envoyer un rapport, une quittance ou un reçu par WhatsApp
  • Envoyer un devis par e-mail
  • Arriérés d’un contrat et loyers en retard : deux mesures de l’impayé
  • Remettre le relevé de compte d’un locataire

link Voir aussi

article Arriérés ou loyers en retard : deux mesures de l’impayé Deux chiffres mesurent l’impayé : les arriérés d’un contrat (ce qui est dû à ce jour moins ce qui est encaissé) et les loyers en retard (échéances dont la date limite est passée). Exemples chiffrés et où les lire. article Générer, lire et traiter les alertes Cliquez sur « Régénérer les alertes » pour faire apparaître cinq sortes d’alertes : fin de contrat, loyer en retard, entretien à prévoir, autres frais non payés et dépense à payer. « Marquer traitée » les range, sans rien payer ni corriger. article Encaisser un loyer Pour enregistrer un loyer reçu, cliquez sur Encaisser, choisissez le contrat, le montant reçu, la date et le mode de paiement, puis cliquez sur Enregistrer l’encaissement. L’argent est réparti automatiquement sur les loyers les plus anciens non payés. article Envoyer un rapport, une quittance ou un reçu par WhatsApp Dans l’aperçu d’un rapport ou d’un document, cliquez sur WhatsApp : OrusPilot crée un lien valable 7 jours vers le PDF et ouvre WhatsApp avec un message prêt à envoyer, adressé au locataire si son numéro est connu. article Envoyer un devis par e-mail Dans la fenêtre Envoyer, saisissez l’adresse du client puis touchez Envoyer l’e-mail : le PDF est joint et le message est transmis par le service de messagerie de la plateforme. article Arriérés d’un contrat et loyers en retard : deux mesures de l’impayé Les arriérés d’un contrat comptent tout ce qui est dû depuis le début moins ce qui est encaissé ; les loyers en retard ne comptent que les échéances dont la date limite est passée. Exemples chiffrés. article Remettre le relevé de compte d’un locataire Le relevé du locataire résume les échéances, les autres frais facturés et les paiements reçus d’un contrat, avec le reste à payer. Il se partage comme les autres documents.

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