Valider une facture : du brouillon au numéro officiel
Ce qui se passe quand vous validez : fenêtre de confirmation, numéro officiel, règlement et livraison appliqués, facture verrouillée.
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format_list_numbered Étapes à suivre
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1
Ouvrez le brouillon depuis **Facturation & Ventes** (double-clic ou icône œil), puis **Modifier** si besoin.
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2
Dans l’onglet **Récapitulatif**, choisissez le **Règlement** : **Immédiat** (puis le mode de paiement) ou **Différé (à crédit)**.lightbulbImmédiat : le total est payé tout de suite.
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3
Choisissez la **Livraison** : **Immédiate** ou **Différée**.lightbulbLivrer depuis une autre succursale est possible si vous en avez plusieurs.
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4
Cliquez sur **Valider** (ou **Sauver & Valider**).
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5
Relisez la fenêtre « Valider la facture ? » : client, succursale, commercial, total, règlement, livraison, session de caisse.
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6
Cliquez sur **Confirmer et valider**, ou **Modifier** pour revenir corriger.lightbulbLe document reçoit alors son numéro officiel.
Disponible si la fonctionnalité Ventes et facturation est activée (elle suppose Articles et services, Clients et Caisses). Elle est activée par défaut pour les 30 métiers ; sinon, activez-la dans Paramétrage > Fonctionnalités.
À quoi ça sert
La validation transforme un brouillon en facture officielle. Elle est définitive : la facture ne peut plus être modifiée.
Brouillon et validée
- Brouillon : modifiable, supprimable, numéro provisoire, aucun effet sur la caisse ni le stock.
- Validée : numéro officiel, règlement et livraison appliqués, plus modifiable.
Ce que la validation fait
En une seule opération :
- attribue le numéro officiel ;
- recalcule les taxes avec les règles en vigueur ce jour-là, puis les fige ;
- enregistre le règlement choisi (immédiat) ou laisse une créance (différé) ;
- effectue la livraison choisie (immédiate) ou la laisse à faire ;
- crédite la commission du commercial si une règle « à la vente » existe.
Si une étape échoue (stock insuffisant, caisse fermée…), tout est annulé et le brouillon reste intact.
Règlement : immédiat ou différé
- Immédiat : le montant total est encaissé à la validation, avec le mode choisi (Espèces, Mobile Money, Carte, Virement). Le compte de trésorerie du dossier est utilisé automatiquement.
- Différé (à crédit) : le montant reste dû. Il apparaît dans Règlements & Créances. Un client identifié est obligatoire.
Livraison : immédiate ou différée
- Immédiate : la marchandise est remise à la validation et sort du stock.
- Différée : vous livrerez plus tard, en une ou plusieurs fois (voir « Enregistrer une livraison »).
Sans la fonctionnalité Suivi des stocks, ce choix n’a pas d’effet de stock.
Exemple
Un restaurant facture un banquet : règlement Différé, client « Association X ». Le jour de l’événement, il valide ; la créance apparaît. À la réception du virement, il enregistre le règlement.
Si ça ne marche pas
- « Avant de valider, choisissez le règlement et la livraison dans l’onglet Récapitulatif » : faites les deux choix.
- « Le total recalculé du document est inférieur au montant déjà réglé » : annulez d’abord un règlement.
- « Un document annulé ne peut pas être validé. »
- « Plusieurs sessions de caisse sont ouvertes : choisissez votre poste de caisse. »
Voir aussi
Créer une facture de vente, Numéros des documents, Corriger une facture avec un avoir.
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